Comment défendre le budget informatique ?

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budget informatique

De nos jours, pour faire plus de profit, les entreprises tendent à réduire leur budget tous les ans. Or, le monde de la technologie et des affaires est en perpétuelle évolution. S’aligner à ces changements engage un investissement conséquent en matériel, voire en personnel. Apprenez à travers les lignes suivantes comment convaincre la Direction à accepter le budget informatique.

Technique ≠ 1 : Jouez la réputation de l’entreprise

Pour une fois, faire ressurgir le passé vous rendra service. Rappelez à votre Direction que le système d’information contribue aussi au développement de l’entreprise. Présentez-lui les « success stories » de l’entreprise avec des schémas, des statistiques ou toute autre documentation pertinente. Ci-après une schématisation simplifiée de la démarche à entreprendre.

budget IT

De cette manière, vous faites aussi l’éloge de l’efficacité de votre équipe.

Technique ≠ 2 : Attaquez la fierté de l’entreprise

La Direction se sentira fière si son entreprise fait partie des 3 premiers sur le plan national et pourquoi pas dans les 10 premiers sur le plan international, dans son domaine d’intervention. En tant que manager du département informatique, prenez ce constat comme carte à jouer. Recensez des références d’entreprises concurrentielles qui vous ont dépassé ou qui sont sur la même ligne que la vôtre. L’objectif de cette démarche est d’identifier dans quels éléments informatiques on doit investir pour apporter de la valeur ajoutée à l’entreprise. En présentant cet argument, vous jouez à « quitte ou double ». Vous êtes dans l’obligation de résultats probants. En effet, si à la fin de l’année, le rang de votre entreprise dans son domaine stagne ou diminue, vous risquez une réduction de budget l’année d’après. Dans le cas contraire, votre stratégie ayant réussi, vous obtiendrez facilement l’accord de la Direction pour votre prochain budget.

Technique ≠ 3 : Présentez un budget informatique réaliste

La gestion financière est l’un des points sensibles dans une organisation. Appuyez votre argumentation avec un budget rationnel. Théoriquement, les employés sont au courant du chiffre d’affaires annuel. Vous pouvez vous y appuyer pour calculer votre budget. Vous pouvez aussi utiliser d’autres ratios pour exprimer votre budget : nombre de ressources utilisées par chaque employé, nombre de ressources gérées par chaque membre de l’équipe informatique…

Cependant, sachez que le ratio n’est pas un élément convainquant à lui seul. Détaillez le contenu de votre budget à soumettre : matériels, logiciels, externalisation de certaines tâches… De cette manière, la Direction peut facilement comprendre vos propos.

Technique ≠ 4 : Gérez le surplus reçu

Lorsque vous avez établi votre budget, vous avez sûrement pris une marge de 5 % à 10 %. Ce qui vous permet de gérer les imprévus. Convaincue de votre présentation, la Direction peut vous accorder plus que votre budget. Rappelez-vous qu’à la fin de l’année, comme tous les départements, vous devez rendre un rapport d’activité, d’utilisation du budget alloué. Ce rapport constituera la base de votre futur budget. Si l’allocation accordée a répondu exactement à vos besoins, vous n’aurez pas du mal à reconduire le budget pour l’année suivante. Il arrive aussi que vous ne dépensiez pas en totalité votre budget. En tant que manager, vous pouvez prendre l’initiative d’ajouter des nouveautés en alignement avec le plan d’affaire de votre entreprise. Cet acte jouera en votre faveur à la prochaine réunion budgétaire. De l’autre côté, vous pouvez aussi décider de donner l’excédent aux départements qui en ont besoin. Par ce procédé, vous tissez des liens entre les équipes. Les autres départements vous rendront sûrement la pareille.

Technique ≠ 5 : Gérez la restriction budgétaire

Convaincre la Direction est parfois insuffisant pour faire accepter votre budget. C’est le cas par exemple des entreprises qui ont décidé d’économiser ou les entreprises dont les charges sont gérées sous tutelle. Il est donc indispensable de prendre connaissance à l’avance du portefeuille que vous disposez. Vous établirez ensuite votre budget en fonction de cette donnée. D’une autre manière, les restrictions budgétaires responsabilisent un peu plus chaque employé. Par exemple, remplacer les ordinateurs portables par des ordinateurs de bureau limite la mobilité des employés. L’utilisation de logiciels libres de droit comporte en majorité des risques de sécurité dans le système d’information. Ce qui oblige donc le département informatique à être plus vigilant. Le système d’information étant le cœur même de l’entreprise, dans toutes les circonstances, il est indispensable d’investir dans les progiciels les plus nécessaires. Négociez donc cette approche à votre Direction. Internaliser à nouveau la majorité des services demande plus de compétences. L’équipe informatique doit donc être capable de s’auto former.

Conclusion

Ces arguments orienteront l’attention de votre Direction vers les bénéfices qu’apportera un système d’information compétitif à l’ensemble de l’entreprise. Votre Direction oubliera facilement la notion du coût. Dans le cas d’une restriction budgétaire, c’est à vous d’optimiser vos ressources pour créer de la valeur ajoutée à l’entreprise.

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